گاهی بنا به دلایل مختلف مانند جابه‌جایی دفتر مرکزی، تغییر شهر فعالیت، یا توسعه کسب‌وکار، نیاز به تغییر آدرس قانونی شرکت وجود دارد. اما این تغییر نمی‌تواند تنها با جابه‌جایی فیزیکی انجام شود؛ بلکه باید به‌صورت رسمی و از طریق اداره ثبت شرکت‌ها اعلام و ثبت گردد. تغییر آدرس شرکت در اداره ثبت فرایندی حقوقی و رسمی است که نیازمند رعایت مراحل خاص و ارائه مدارک مشخص می‌باشد. در این مقاله، به‌صورت کامل با مراحل، مدارک، هزینه‌ها و نکات کلیدی این فرآیند آشنا خواهید شد. با مجله تاراز همراه باشید.
چرا باید آدرس شرکت به‌صورت قانونی تغییر یابد؟
مطابق قانون تجارت، شرکت‌ها باید یک اقامتگاه قانونی یا همان آدرس رسمی داشته باشند که در آگهی تأسیس و اساسنامه درج شده است. همه‌ی ابلاغیه‌ها، نامه‌های قضایی، مالیاتی و اداری به همین آدرس ارسال می‌شود. تغییر بدون ثبت رسمی، می‌تواند باعث بروز مشکلات حقوقی، مالیاتی و قضایی شود.
مراحل قانونی تغییر آدرس شرکت
۱. برگزاری جلسه هیئت مدیره یا مجمع عمومی فوق‌العاده
اولین گام، تشکیل جلسه و تصویب تغییر آدرس توسط مجمع یا هیئت‌مدیره است. بسته به نوع شرکت، نهاد تصمیم‌گیرنده متفاوت خواهد بود:
- در شرکت‌های با مسئولیت محدود: مجمع عمومی فوق‌العاده
- در شرکت‌های سهامی خاص: هیئت‌مدیره (در صورت داشتن اختیار در اساسنامه)
۲. تنظیم صورتجلسه رسمی
در این مرحله، صورتجلسه تغییر آدرس باید به‌صورت دقیق، رسمی و مطابق با ضوابط اداره ثبت تنظیم شود. اطلاعاتی مانند:
- تاریخ جلسه
- اعضای حاضر
- آدرس قدیم و جدید
- تصمیم نهایی به همراه امضاها
در این صورتجلسه درج می‌گردد.
۳. امضای صورتجلسه توسط شرکا یا اعضای هیئت‌مدیره
صورتجلسه باید توسط تمامی شرکا یا اعضای دارای حق امضا تأیید شود.
۴. ثبت تغییرات در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها
با مراجعه به سامانه ثبت شرکت‌ها به نشانی irsherkat.ssaa.ir اطلاعات تغییر آدرس را وارد کرده و مدارک اسکن‌شده را بارگذاری می‌کنید.
۵. ارسال مدارک فیزیکی به اداره ثبت
پس از ثبت در سامانه، باید مدارک را پرینت گرفته، امضا کرده و به همراه مدارک شناسایی و سایر مستندات از طریق پست به اداره ثبت ارسال کنید.
۶. دریافت آگهی تغییر آدرس شرکت
پس از بررسی مدارک، اگر همه چیز کامل باشد، آگهی تغییر آدرس صادر و در روزنامه رسمی منتشر می‌شود. از آن پس، آدرس جدید شرکت رسمیت می‌یابد.
مدارک لازم برای تغییر آدرس شرکت
- کپی روزنامه رسمی تأسیس و آخرین تغییرات
- اصل صورتجلسه تغییر آدرس
- کپی شناسنامه و کارت ملی اعضا یا شرکا
- قبض برق یا سند مالکیت یا اجاره‌نامه آدرس جدید (در مواردی برای احراز صحت آدرس)
- تکمیل فرم‌های سامانه ثبت شرکت‌ها
نکات مهم در تغییر آدرس شرکت
✅ آدرس جدید باید واقعی و در دسترس باشد. آدرس‌های جعلی یا غیرقابل دسترسی ممکن است برای شما دردسرهای حقوقی ایجاد کند.
✅ اگر شرکت در حال استفاده از کد اقتصادی یا پرونده مالیاتی است، باید تغییر آدرس را به اداره مالیات نیز اطلاع دهید تا دچار مشکل در دفاتر و اظهارنامه‌ها نشوید.
✅ شرکت‌هایی که در مناطق ویژه یا آزاد فعالیت دارند باید تغییر آدرس را در همان منطقه پیگیری کنند.
✅ اگر تغییر آدرس به شهر یا استان دیگر باشد، لازم است شعبه اداره ثبت مقصد به‌طور جداگانه اطلاع‌رسانی شود.
هزینه تغییر آدرس شرکت چقدر است؟
هزینه تغییر آدرس شامل موارد زیر می‌شود:
- هزینه ثبت اینترنتی در سامانه
- هزینه پست مدارک
- هزینه حق‌الثبت و درج آگهی در روزنامه رسمی
این هزینه‌ها بسته به نوع شرکت و میزان تغییرات می‌تواند متفاوت باشد، اما به‌طور متوسط حدود ۵۰۰ تا ۹۰۰ هزار تومان تخمین زده می‌شود.
تغییر آدرس شرکت در اداره ثبت، فرآیندی ساده اما بسیار مهم و رسمی است که باید با دقت انجام شود. عدم اطلاع‌رسانی صحیح می‌تواند پیامدهای جدی از نظر مالیاتی، بانکی یا قضایی داشته باشد. در صورتی که تجربه کافی در زمینه تنظیم صورتجلسه و ثبت تغییرات ندارید، حتماً با یک مشاور حقوقی یا کارشناس ثبت شرکت تاراز مشورت نمایید.