در مسیر رتبه‌بندی شرکت‌ها، مهم‌ترین گام پس از بررسی شرایط عمومی و تخصصی، تهیه و ارائه مدارک مورد نیاز است. یک پرونده‌ی کامل و منظم نه تنها شانس شما را برای دریافت گرید (رتبه) در سریع‌ترین زمان ممکن افزایش می‌دهد، بلکه از بروز تأخیرات و رد درخواست نیز جلوگیری می‌کند. در این مقاله، به‌صورت گام‌به‌گام و چک‌لیستی، تمام اسناد هویتی، مالی، فنی و تخصصی لازم برای اخذ رتبه شرکت – خواه پیمانکار باشد یا مشاور – را معرفی کرده و روش مستندسازی صحیح آن‌ها را آموزش می‌دهیم.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در موارد رتبه‌بندی شرکت، ثبت شرکت و … به بخش مجلات سایت تارازثبت مراجعه فرمایید.
1. چرا مدارک در رتبه‌بندی مهم هستند؟
مدارک، شالوده‌ی هر پرونده‌ی رتبه‌بندی شرکت هستند و نشان می‌دهند که آیا شرکت از نظر قانونی مجوز فعالیت دارد، از نظر مالی و بیمه‌ای وضعیت مناسبی دارد و توان فنی و اجرایی برای اجرای پروژه‌ها را در اختیار دارد یا نه. بدون مدارک مستند و تأیید‌شده، نهادهای صادرکننده گرید نمی‌توانند به درستی صلاحیت شرکت را ارزیابی کنند.
به‌علاوه، هرچه مدارک شفاف‌تر و کامل‌تر باشند، فرایند بررسی سریع‌تر پیش می‌رود و نیاز به اصلاحیه یا استعلام مجدد کاهش می‌یابد. در نتیجه، قرار دادن مدارک در قالبی منظم و چک‌لیستی، پیشرفته‌ترین اقدام برای تضمین موفقیت در اخذ رتبه است.
آیا آماده‌اید رتبه شرکت خود را به دست آورید؟
تیم تخصصی تاراز ثبت همراه شما است. برای دریافت اطلاعات بیشتر همین الان با شماره ۰۹۱۲۷۱۴۵۸۳۷ تماس بگیرید!
2. مدارک هویتی شرکت (اساسنامه، روزنامه رسمی و…)
ارائه مدارک هویتی شرکت نخستین و اساسی‌ترین گام در روند اخذ رتبه است. این مدارک نشان می‌دهند که شرکت به صورت قانونی ثبت شده و موضوع فعالیت آن با درخواست رتبه همخوانی دارد. مهم‌ترین اسناد هویتی عبارتند از:
- روزنامه رسمی تأسیس شرکت: نسخه‌ای از آگهی تأسیس و آخرین تغییرات (مانند افزایش سرمایه، تغییر اعضای هیئت‌مدیره)
- اساسنامه شرکت: کلیه صفحات و بندهای آخرین ویرایش اساسنامه
- شرکت‌نامه یا اظهارنامه ثبتی (برای شرکت‌های با مسئولیت محدود): سندی که ترکیب شرکا و سهم‌الشرکه‌ها را مشخص می‌کند
- کارت بازرگانی (در صورت مرتبط بودن خدمات شرکت با تجارت خارجی)
- مجوزهای تخصصی (در صورت لزوم، مانند پروانه بهره‌برداری یا مجوزهای فنی از مراجع ذی‌صلاح)
ترتیب قرارگیری و نام‌گذاری فایل‌ها باید دقیقاً مطابق دستورالعمل سامانه باشد. بهترین روش، تهیه یک فهرست چک‌لیست مدارک است که قبل از بارگذاری در سامانه ساجات (یا ارسال فیزیکی) همه موارد را کنترل و تطبیق دهید. این شفافیت در ارائه مدارک رتبه‌بندی شرکت از اتلاف وقت و درخواست اصلاحیه جلوگیری می‌کند.
سؤالی در مراحل آماده‌سازی مدارک دارید؟ همین الان با مشاوران ما تماس بگیرید: ۰۹۱۲۷۱۴۵۸۳۷
3. مدارک تحصیلی اعضای هیئت‌مدیره
یکی از معیارهای مهم در رتبه‌بندی شرکت، سطح تحصیلات اعضای هیئت‌مدیره و مدیرعامل است. بسته به نوع رتبه (پیمانکار یا مشاور) و سطح مورد درخواست، حداقل مدارک تحصیلی مورد قبول متفاوت خواهد بود. مدارک تحصیلی باید واضح و فاقد هرگونه نقص باشند:
- کپی رسمی مدارک دانشگاهی (دیپلم تا دکتری) که به تأیید وزارت علوم یا دانشگاه صادرکننده رسیده باشد
- ترجمه رسمی (در صورت صدور مدرک از دانشگاه‌های خارجی) با مهر دادگستری و امور خارجه
- گواهی تحصیلی موقت (برای دانش‌آموختگانی که هنوز مدرک اصلی را دریافت نکرده‌اند)
- رونوشت صفحات تأییدیه دانشنامه: شامل نام و مشخصات دقیق شخص، رشته تحصیلی و تاریخ فارغ‌التحصیلی
برای هر عضو، یک پوشه دیجیتال ایجاد کنید که شامل اصل و ترجمه مدارک به ترتیب تاریخی باشد. این ساختار باعث می‌شود در مرحله چک‌لیست رتبه پیمانکار یا چک‌لیست رتبه مشاور، نیاز به جستجوی مجدد و درخواست اصلاح حذف شود. مدارک تحصیلی بیش از تأیید سطح علمی، نشان‌دهنده توانمندی تخصصی افراد کلیدی در پروژه‌های آتی است.
4.مدارک سوابق کاری اعضا
سوابق کاری اعضای کلیدی شرکت، به ویژه اعضای هیئت‌مدیره و مدیرعامل، در کسب امتیاز رتبه‌بندی شرکت‌ها نقش حیاتی دارند. اسناد سوابق کاری باید به‌صورت مستند و دارای مهر کارفرمایان قبلی باشند:
- قراردادهای رسمی پروژه‌ها: قراردادهای منعقد‌شده با مشتریان (دولتی یا خصوصی) که نام شرکت، تاریخ شروع و پایان، موضوع قرارداد و مبلغ را مشخص می‌کند
- گواهی حسن انجام کار: نامه‌ای رسمی از کارفرما که تأیید می‌کند پروژه با کیفیت و در زمان مقرر به پایان رسیده
- صورت‌وضعیت‌ها و صورتجلسات تحویل: اسنادی که نشان‌دهنده پیشرفت کار و انجام مراحل کلیدی پروژه هستند
- مفاصاحساب بیمه: سوابق بیمه‌ای مرتبط با هر پروژه که میزان پوشش و تاریخ بیمه کارکنان را مشخص می‌کند
- رزومه فنی اعضا: شرح موقعیت شغلی، وظایف محوله و دستاوردهای هر عضو در پروژه‌های گذشته
برای هر پروژه، یک پوشه مجزا تشکیل دهید و در آن تمامی مدارک فوق را بارگذاری کنید. نام فایل‌ها باید شامل نام پروژه و نام فرد امتیازآور باشد. این قالب‌بندی باعث می‌شود در چک‌لیست رتبه‌بندی شرکت یا مدارک فنی و مالی، روند بررسی سریع‌تر و دقیق‌تر انجام گیرد و از بروز تردید یا درخواست تکمیل پرونده جلوگیری شود.
5.بیمه و لیست بیمه شرکت
ارائه مدارک بیمه‌ای یکی از مهم‌ترین ارکان ارزیابی توان فنی و تعهدات اجتماعی شرکت است. نهادهای صادرکننده رتبه، با بررسی لیست بیمه شرکت و مفاصا حساب تأمین اجتماعی، اطمینان حاصل می‌کنند که شرکت در پروژه‌های قبلی، کارکنان خود را بیمه کرده و تعهدات قانونی را رعایت نموده است. مهم‌ترین اسناد مورد نیاز عبارتند از:
- سند مفاصا حساب بیمه تأمین اجتماعی: گواهی پایان تعهدات بیمه‌ای سال‌های گذشته، که نشان می‌دهد بیمه کارکنان در زمان اجرای پروژه‌ها به‌روز بوده است.
- لیست بیمه کارکنان: لیستی مشخص از نام و کد ملی کلیه کارکنان تحت پوشش بیمه، با ذکر تاریخ‌های شروع و پایان بیمه. این لیست باید مهر و امضای شعبه تأمین اجتماعی مربوطه را داشته باشد.
- پرینت سابقه بیمه افراد امتیازآور: سابقه بیمه‌ای اعضای هیئت‌مدیره یا مدیرعامل که در سوابق کاری ارائه شد، باید به صورت رسمی از سایت تأمین اجتماعی استخراج شده باشد.
- گزارش کارفرمایان: در صورت امکان، نامه تأیید کارفرماهای قبلی مبنی بر استحقاق بیمه کارکنان در پروژه‌های مرتبط.
چک‌لیست بیمه شرکت باید همراه با دیگر مدارک فنی و مالی در سامانه ساجات بارگذاری شود. دقت کنید که تاریخ‌های بیمه با بازه اجرای پروژه‌ها تطابق داشته باشد و هیچ وقفه‌ای در بیمه کارکنان وجود نداشته باشد؛ زیرا هر نقص در این بخش می‌تواند منجر به کاهش امتیاز یا بروز درخواست اصلاح مدارک شود.
6.مدارک مالیاتی (اظهارنامه، دفاتر رسمی و…)
بررسی مدارک مالیاتی از دیگر مراحل کلیدی در ارزیابی شرکت برای اخذ رتبه است. این اسناد نمایانگر سلامت مالی و شفافیت شرکت در پرداخت مالیات و رعایت تکالیف قانونی هستند. مهم‌ترین مدارک مالیاتی عبارتند از:
- اظهارنامه مالیاتی سال‌های اخیر: نسخه ممهور به مهر اداره دارایی برای حداقل سه سال مالی اخیر که گردش مالی شرکت را نشان می‌دهد.
- دفاتر قانونی پلمب‌شده: شامل دفتر روزنامه و دفتر کل که توسط اداره دارایی تأیید و پلمب شده است. این دفاتر باید به‌روز و بدون صفحات خالی یا اصلاحات مشکوک باشند.
- گواهی پرداخت مالیات بر ارزش افزوده (VAT): در صورت مشمول بودن شرکت، اصل گواهی‌های پرداخت VAT دوره‌های مختلف.
- گواهی عدم بدهی مالیاتی: مفاصا حساب مالیاتی که نشان می‌دهد شرکت تا تاریخ ارائه پرونده بدهی معوق مالیاتی ندارد.
- صورت‌های مالی حسابرسی‌شده (اختیاری اما امتیازآور): گزارش‌های حسابرسی سالانه که از سوی مؤسسات حسابرسی معتبر تهیه شده باشد.
این مدارک باید با ترتیب زمانی و شماره صحیح صفحات تنظیم و در پوشه‌ای منظم بارگذاری شوند. در صورتی که شرکت دارای شعبه یا فعالیت در چند استان باشد، اظهارنامه‌ها و دفاتر مربوط به هر شعبه نیز باید ارائه شود. ارائه مدارک مالیاتی کامل و منظم موجب تسریع بررسی و افزایش سطح اعتماد ممیزان خواهد شد.
7. مدارک پروژه‌های اجرا شده
یکی از پراثرترین بخش‌ها در پرونده اخذ رتبه، ارائه مدارک پروژه‌های اجرا شده است. این اسناد نشان‌دهنده توان فنی و سابقه عملی شرکت در رشته‌های تخصصی است و به شکل قابل‌لمس، کیفیت و حجم کار شما را اثبات می‌کند. مهم‌ترین اسناد پروژه‌ای عبارتند از:
- قرارداد رسمی هر پروژه: نسخه‌ای با امضای طرفین، حاوی موضوع پروژه، مبلغ، دوره اجرا و تعهدات شرکت.
- گواهی حسن انجام کار: نامه‌ای رسمی از کارفرما که تأیید می‌کند پروژه مطابق قرارداد و با کیفیت مورد انتظار تحویل شده است.
- صورت‌وضعیت‌های مالی: صورت‌وضعیت‌های دوره‌ای صادرشده توسط کارفرما یا مشاور ناظر، که میزان پیشرفت و مبالغ پرداختی را نشان می‌دهند.
- نقشه‌ها و گزارش‌های فنی: در پروژه‌های فنی و مهندسی، ارائه نسخه‌ای از نقشه‌های اجرایی، گزارش‌های بازرسی، صورتجلسات تحویل مراحل کلیدی و گزارش‌های ناظرین.
- مستندات تصویری: عکس‌های قبل و بعد از اجرای پروژه، که ترجیحاً همراه با مهر و امضای کارفرما یا ناظر باشد.
برای هر پروژه، یک پوشه مجزا با عنوان «نام پروژه – نوع فعالیت – تاریخ اجرا» ایجاد کنید و تمام مدارک مرتبط را در آن قرار دهید. ارائه اسناد پروژه‌ای منظم و مستند، ضریب اطمینان سازمان‌های رتبه‌بندی را افزایش داده و به‌طور مستقیم در کسب امتیاز بالاتر مؤثر است.
8. نحوه مستندسازی پروژه‌ها برای امتیاز بیشتر
مستندسازی منظم و دقیق پروژه‌های اجرا شده، یکی از مهم‌ترین راهکارها برای افزایش امتیاز در رتبه‌بندی شرکت‌ها است. ارائه شواهد روشن از توان فنی و مدیریت پروژه، به کارشناسان پرونده کمک می‌کند تا در کوتاه‌ترین زمان به صحت و کیفیت عملکرد شرکت پی ببرند. در ادامه، گام‌های کلیدی برای مستندسازی حرفه‌ای پروژه‌ها آورده شده است:
۱.چارچوب پوشه‌بندی و نام‌گذاری
- برای هر پروژه یک پوشه دیجیتال مجزا ایجاد کنید با عنوانی شامل «نام پروژه – کد پروژه – تاریخ اجرا».
- درون هر پوشه، زیرفولدرهایی برای «قرارداد»، «گواهی حسن انجام کار»، «صورتوضعیت»، «گزارش فنی» و «تصاویر» بسازید.
- فایل‌ها را به صورت «شماره_نوع_مدرک_تاریخ» نام‌گذاری کنید (مثلاً 01_قرارداد_1402.03).
۲. تهیه و اسکن مدارک اصلی
- قرارداد رسمی: از روی نسخه ممهور، با کیفیت بالا اسکن کنید.
- گواهی حسن انجام کار: اصل نامه کارفرما را اسکن کرده و حاشیه‌ها را حذف کنید.
- صورت‌وضعیت‌های دوره‌ای: صفحات امضا شده را ترجیحاً به ترتیب تاریخ بچینید.
- گزارش‌های فنی: شامل گزارش نظارت، تأییدیه‌های آزمایشگاهی یا مهندسی.
- نقشه‌ها و مستندات اجرایی: اگر حجم زیاد است، مهم‌ترین صفحات را جداگانه ارائه دهید.
۳. افزودن مستندات تکمیلی
- عکس‌های پروژه: قبل و بعد از عملیات اصلی (بازاریابی، خاک‌برداری، نصب تجهیزات) را برچسب‌گذاری و تاریخ‌گذاری کنید.
- نقل قول از کارفرما: اگر نامه یا ایمیل تأیید کیفیت دارید، بخش‌های کلیدی را هایلایت و پیوست نمایید.
- گزارش‌های نرم‌افزاری: در پروژه‌های انفورماتیک، خروجی نرم‌افزارهای مدیریت پروژه (مانند Gantt Chart) می‌تواند مستند خوبی باشد.
۴. تهیه خلاصه اجرایی (Executive Summary)
- برای هر پروژه، یک صفحه خلاصه بنویسید: موضوع، محدوده، ارزش ریالی، زمان اجرا، تیم کلیدی و مهم‌ترین دستاوردها.
- این صفحه به کارشناسان کمک می‌کند در کمترین زمان با ماهیت پروژه آشنا شوند.
۵. تولید چک‌لیست تطابق
- یک فایل اکسل یا PDF چک‌لیستی بسازید که در یک ستون نام مدارک (قرارداد، گواهی، صورتوضعیت و…) و در ستون مقابل لینک یا مرجع پوشه مربوطه را ذکر کند.
- این چک‌لیست به عنوان پیش‌نویس بارگذاری، اطمینان می‌دهد هیچ مستندی جا نمانده.
۶. نکات کلیدی برای امتیازدهی بالاتر
- تمرکز بر پروژه‌های کلیدی: پروژه‌هایی که ارزش ریالی یا پیچیدگی فنی بالاتری دارند، بیشترین امتیاز را می‌آورند.
- تنوع رشته: پوشش چند نوع فعالیت (ساختمانی، تأسیساتی، مشاوره‌ای) امتیاز متنوع‌تری می‌افزاید.
- تأیید کارفرمای معتبر: اگر کارفرما سازمان یا شرکت دولتی باشد، اعتبار مدرک بیشتر است.
- تداوم بیمه و مالیات: اطمینان حاصل کنید مدارک بیمه‌ای و مالیاتی مرتبط با همان دوره پروژه‌ها نیز ارائه شده باشد.
9. فرم‌های مخصوص رتبه‌بندی پیمانکار
در روند رتبه‌بندی پیمانکاران، لازم است فرم‌های رسمی اختصاصی را از سامانه ساجات دریافت و تکمیل نمایید. این فرم‌ها چارچوب اطلاعات مورد نیاز را مشخص می‌کنند و پر کردن دقیق آن‌ها، پیش‌نیاز بررسی بدون نقص پرونده است. مهم‌ترین فرم‌ها عبارتند از:
اطلاعات عمومی شرکت
- شامل نام شرکت، شناسه ملی، تاریخ تأسیس، موضوع فعالیت پیمانکاری و آدرس دفتر مرکزی.
- مشخصات اعضای هیئت‌مدیره و مدیرعامل (نام، سمت، کد ملی، تحصیلات).
سوابق اجرایی
- لیست پروژه‌های پیمانکاری انجام‌شده با جزئیات: نام پروژه، کارفرما، مبلغ قرارداد، تاریخ شروع و اتمام.
- بخش مربوط به ماشین‌آلات و تجهیزات: فهرست نام و تعداد ماشین‌آلات و وضعیت مالکیت (خرید/اجاره).
وضعیت مالی
- گردش مالی سالانه: ارائه ارقام گردش حساب بانکی و سرمایه ثبتی.
- خلاصه صورت‌های مالی حسابرسی‌شده (در صورت موجود بودن).
پرسنل فنی
- نام و مشخصات پرسنل امتیازآور: شامل تحصیلات، سابقه بیمه و نقش در پروژه‌ها.
- جدول امتیازدهی فردی برای هر کارشناس.
گواهی ایمنی و محیط‌زیست
- اطلاعات مربوط به گواهینامه‌های ایمنی (HSE) و تأییدیه محیط‌زیست (در صورت لزوم برای رشته‌های خاص).
- تاریخ صدور و انقضا این گواهی‌ها.
نکته: بعد از تکمیل هر فرم، پیش از بارگذاری، یکبار آن را با چک‌لیست موجود در سامانه تطبیق دهید تا هیچ فیلدی خالی نمانده باشد.
10. فرم‌های مخصوص رتبه‌بندی مشاور
برای رتبه‌بندی مشاور در سامانه ساجات یا ساجفا باید فرم‌های تخصصی را دریافت و پر کنید. این فرم‌ها ساختاری کاملاً تخصصی برای استخراج اطلاعات فنی و تحصیلی شرکت و پرسنل فراهم می‌آورند. مهم‌ترین فرم‌های رتبه مشاور عبارت‌اند از:
مشخصات شرکت
- اطلاعات پایه: نام شرکت، شناسه ملی، تاریخ تأسیس، رشته‌های مشاوره‌ای درخواستی.
- آدرس دفاتر و اطلاعات تماس (تلفن، ایمیل، وب‌سایت).
سوابق مطالعاتی
- لیست پروژه‌های مطالعاتی و مشاوره‌ای: موضوع مطالعه، کارفرما، مدت زمان، مبلغ قرارداد.
- مستندات مرتبط: پیوست گزارش نهایی، نقشه‌ها و مستندات تحلیلی.
تخصصی پرسنل
- جدول معرفی کارشناسان: نام، مدرک تحصیلی، تخصص، سابقه کار (به تفکیک سال و پروژه).
- امتیازدهی فردی: براساس مدرک تحصیلی و سابقه کاری هر فرد، امتیازهای مربوطه وارد شود.
توان مالی
- گردش مالی شرکت در سه سال اخیر: اعداد دقیق گردش حساب بانکی و سرمایه ثبت‌شده.
- گزارش‌های حسابرسی‌شده (در صورت وجود) یا اظهارنامه‌های مالیاتی.
مدیریت کیفیت و استانداردها
- گواهینامه‌های کنترل کیفیت (مانند ISO 9001) و استانداردهای مربوط به مدیریت پروژه.
- پروانه اشتغال به کار مهندسی برای اعضای کلیدی (در رشته‌های فنی).
نکته کاربردی: برای هر فرم، از قابلیت پیش‌نمایش یا چک‌لیست داخلی سامانه استفاده کنید تا مطمئن شوید همه داده‌های لازم وارد شده است و قالب بندی صحیح رعایت شده.
11. نحوه آماده‌سازی مدارک برای ارسال
آماده‌سازی مدارک پیش از ارسال به سامانه یا دبیرخانه مرجع صادرکننده رتبه، مهم‌ترین گام برای تضمین روندی بی‌نقص و پرسرعت در اخذ رتبه شرکت است. در این بخش، یک راهنمای گام‌به‌گام ارائه می‌کنیم تا مطمئن شوید هیچ مدرکی جا نمی‌ماند و ساختار ارسال شما دقیقاً منطبق بر دستورالعمل‌های سازمان برنامه و بودجه خواهد بود:
۱. تدوین چک‌لیست نهایی مدارک
- گردآوری فهرست کلی: ابتدا تمام زیرعنوان‌های چک‌لیست (هویتی، تحصیلی، سوابق کاری، بیمه، مالیاتی، پروژه‌ها، فرم‌ها) را در یک سند (Word یا Excel) بنویسید.
- ستون وضعیت: در ستون مقابل هر مورد، سه وضعیت «تهیه شده»، «در حال تهیه» و «نیاز به اصلاح» قرار دهید.
- امضاء و تاریخ: در پایین چک‌لیست، فضای امضاء و تاریخ تهیه را اضافه کنید و توسط مسئول پرونده امضاء شود.
۲. اسکن و فرمت‌بندی استاندارد
- فرمت PDF: کلیه فایل‌های اسکن‌شده را حتماً به PDF تبدیل کنید.
- وضوح 300 DPI: برای اسناد متنی و قراردادها از کیفیت ۳۰۰ DPI استفاده کنید تا خوانا و قابل جستجو باشد.
- حجم مناسب: هر فایل نباید بیش از ۵ مگابایت باشد؛ در صورت بزرگ‌تر بودن، صفحه‌ها را تفکیک کرده یا با ابزار فشرده‌سازی، حجم را کاهش دهید.
- نام‌گذاری منطبق: فرمت کلی نام فایل‌ها به صورت <شماره>_<نوع مدرک>_<تاریخ میلادی> باشد.
- مثال: 01_اساسنامه_202503.pdf
- مثال: 05_Govahi-Honare-Kar_202411.pdf
۳. ساختار پوشه‌بندی دیجیتال
- پوشه اصلی: یک پوشه با نام شرکت و تاریخ آماده‌سازی (مثلاً TarazSabt_1403-12-15) ایجاد کنید.
- زیرپوشه‌ها: درون پوشه اصلی، پوشه‌های زیر را بسازید:
- ID_Documents (اسنادی مانند اساسنامه و روزنامه رسمی)
- Education (مدارک تحصیلی اعضای هیئت‌مدیره)
- Work_History (سوابق کاری با پوشه ویژه هر عضو)
- Insurance (لیست بیمه و مفاصاحساب)
- Tax (اظهارنامه و دفاتر قانونی)
- Projects (پوشه جداگانه برای هر پروژه)
- Forms_Contractor (فرم‌های رتبه پیمانکار)
- Forms_Consultant (فرم‌های رتبه مشاور)
- پوشه ReadMe: فایل متنی کوتاهی به نام 00_ReadMe.txt در پوشه اصلی قرار دهید که در آن ساختار پوشه‌ها و نکات کلیدی ذکر شده باشد.
۴. تطبیق با راهنمای سامانه
- مطالعه دستورالعمل: قبل از بارگذاری، دستورالعمل بارگذاری سامانه (ساجات یا سامانه مشاوران ساجفا) را دانلود کرده و با چک‌لیست خود تطبیق دهید.
- پیش‌نمایش بارگذاری: از قابلیت «پیش‌نمایش» سامانه استفاده کنید تا ببینید هر فیلد در چه فرمتی از شما مدرک می‌خواهد.
- مطمئن شوید: فیلدهای اجباری با ستاره قرمز را حتماً پر کرده و مدرک مرتبط را ضمیمه کرده‌اید.
۵. ارسال فیزیکی مدارک (در صورت نیاز)
برخی مراجع علاوه بر بارگذاری الکترونیکی، ارسال نسخه چاپی مدارک را نیز درخواست می‌کنند:
- چاپ روی کاغذ A4: همه فایل‌ها باید پشت و رو چاپ شوند و حاشیه‌ها مطابق استاندارد باشد.
- تاییدیه‌های دفاتر رسمی: روزنامه رسمی و دفاتر مالیاتی باید دارای مهر دفترخانه یا اداره دارایی باشد.
- ترتیب پوشه‌ها: پوشه‌های چاپی مشابه پوشه‌های دیجیتال مرتب شده و با تفکیک پوشه‌بندی در زونکن یا کفی پوشه تحویل داده شوند.
- پیوست برگه چک‌لیست: چک‌لیست امضاءشده را در ابتدای پرونده قرار دهید تا دبیرخانه صحت مدارک شما را تایید کند.
۶. نسخه پشتیبان و نگهداری
- ذخیره ابری: کل پوشه دیجیتال را در یک سرویس ابری (Google Drive، OneDrive) ذخیره و لینک اشتراک‌گذاری امن بسازید.
- نسخه آفلاین: یک نسخه روی هارد اکسترنال و یک نسخه روی فلش دیسک تهیه کنید.
- رمزگذاری: برای امنیت بیشتر، فایل چک‌لیست و پوشه‌ها را با نرم‌افزارهای رمزگذاری نیز محافظت کنید.
۷. بازبینی نهایی و ارسال
- چک از بیرون: یک نفر غیرمسئول پر کردن پرونده را برای بازبینی نهایی دعوت کنید، تا خطاهای احتمالی انسانی گرفته شود.
- ارسال الکترونیکی: مدارک را طبق دستورالعمل سامانه بارگذاری کنید و رسید سامانه را ذخیره و چاپ کنید.
- پیگیری رسیدگی: شماره پرونده را نزد خود یادداشت کرده و وضعیت آن را پیگیری کنید. در صورت درخواست اصلاح یا استعلام، در کمتر از ۲۴ ساعت پاسخ دهید.
با رعایت این گام‌ها و ساختار حرفه‌ای، مطمئن باشید که مدارک لازم برای اخذ رتبه کاملاً منظم و مطابق استانداردها آماده ارسال شده‌اند. این دقت نه تنها سرعت روند بررسی را افزایش می‌دهد، بلکه شانس اخذ سریع و بدون نقص گرید شما را به‌طور چشمگیری بالا می‌برد.
12. مدارک لازم برای شرکت‌های تازه‌تأسیس
شرکت‌های تازه‌تأسیس برای ورود به پروسه رتبه‌بندی شرکت با چالش کمبود سوابق اجرایی مواجه‌اند؛ اما با تهیه درست مدارک هویتی، مالی و استخدام نیروی متخصص می‌توانند امتیاز لازم را کسب کنند. در ادامه مدارک کلیدی و راهکارهای جبران کمبود سابقه کاری را بررسی می‌کنیم:
۱. مدارک ثبت شرکت و هویتی
- روزنامه رسمی تأسیس و آخرین تغییرات
- اساسنامه و شرکت‌نامه/اظهارنامه
- شناسنامه و کارت ملی اعضای هیئت‌مدیره و مدیرعامل
- گواهی عدم سوء‌پیشینه
۲. مدارک تحصیلی اعضای کلیدی
- کپی مدارک دانشگاهی (لیسانس و بالاتر)
- گواهی موقت فارغ‌التحصیلی در صورت تأخیر صدور مدرک اصلی
- ترجمه رسمی مدارک خارجی
نکته: استخدام ۲–۳ نیروی امتیازآور با سابقه کار و تحصیلات مرتبط، کمبود سوابق شرکت را پوشش می‌دهد.
۳. مدارک مالی و اقتصادی
- اظهارنامه مالیاتی حداقل یک سال اخیر
- مفاصاحساب بیمه کارکنان (حتی اگر تعداد کم باشد)
- گردش بانکی حساب شرکت به‌عنوان نشانه توان مالی اولیه
نکته: سرمایه ثبت‌شده بالاتر می‌تواند امتیاز مالی شرکت تازه‌تأسیس را تقویت کند.
۴. مستندسازی پروژه‌های کوچک یا مشارکتی
- قراردادها یا تفاهم‌نامه‌های مشاوره‌ای کوتاه‌مدت
- گواهی همکاری یا ارائه مشاوره از کارفرمایان کوچک
- استفاده از تجربه کارکنان امتیازآور برای ارائه سوابق کاری تک‌نفره
نکته کاربردی: حتی یک قرارداد مشارکتی با یک شرکت قدیمی در قالب زیرپروژه، می‌تواند امتیاز اجرایی افزایشی برای شرکت تازه‌تأسیس ایجاد کند.
۵. فرم‌ها و چک‌لیست‌ها
- تکمیل فرم اطلاعات عمومی و فرم تخصصی پرسنل با تاکید بر رزومه امتیازآوران
- استفاده از چک‌لیست رتبه پیمانکار یا چک‌لیست رتبه مشاور برای اطمینان از تکمیل همه مدارک
13. نقش مهندس امتیازآور در پرونده
در فرایند رتبه‌بندی شرکت، نقش مهندس امتیازآور به‌عنوان یک ستون فقرات فنی بسیار کلیدی است. توانمندی، تحصیلات و سوابق کاری این افراد، امتیاز فنی پرونده را رقم می‌زند:
ویژگی‌های مهندس امتیازآور
- تحصیلات مرتبط: حداقل کارشناسی در رشته مهندسی یا مدیریت پروژه.
- سابقه بیمه‌ای مستند: حداقل ۶ سال سابقه بیمه مرتبط با پروژه‌های اجرایی یا مطالعاتی.
- گواهی حسن انجام کار: ارائه حداقل دو گواهی رسمی از کارفرما برای پروژه‌های قبلی.
مستندات کلیدی
- رزومه فنی: شرح سوابق، دوره‌های آموزشی و نقشی که در پروژه‌ها بر عهده داشته است.
- فیش بیمه: سابقه بیمه هویت فرد را تایید می‌کند.
- مدارک تحصیلی: کارشناسی ارشد یا دکتری در رشته مرتبط، امتیاز بالاتری می‌آورد.
تاثیر بر امتیاز
- هر مهندس امتیازآور می‌تواند بسته به سابقه و مدرک، بین ۵ تا ۱۰ امتیاز فنی به پرونده اضافه کند.
- در صورت داشتن پروانه اشتغال به کار مهندسی از سازمان نظام مهندسی، امتیاز تخصصی بیشتری تعلق می‌گیرد.
نکات کاربردی
- شرکت‌ها باید حداقل دو مهندس امتیازآور در پرونده داشته باشند.
- تنوع مهندسان در رشته‌های مختلف (عمران، برق، مکانیک) برای رشته‌های چندگانه شرکت می‌تواند امتیاز کلی را افزایش دهد.
- به‌روزرسانی مستمر سوابق و بیمه مهندسان در سامانه ساجات ضروری است.
14. تفاوت مدارک برای اخذ رتبه پیمانکار و مشاور
هر دو مسیر رتبه پیمانکار و رتبه مشاور مستلزم ارائه مدارک کامل‌اند، اما نوع و اولویت اسناد در هر کدام متفاوت است:
|
دسته مدارک |
رتبه پیمانکار |
رتبه مشاور |
|
هویتی |
روزنامه رسمی با موضوع پیمانکاری |
روزنامه رسمی با موضوع مشاوره |
|
تحصیلی |
حداقل کارشناسی (برای مدیرعامل) |
کارشناسی ارشد/دکتری (برای نیروی امتیازآور) |
|
سابقه کاری |
قراردادها و صورت‌وضعیت‌های اجرایی |
گزارش‌های مطالعاتی، طرح‌های توجیهی و پژوهشی |
|
بیمه |
مفاصاحساب بیمه کارکنان در پروژه‌های اجرایی |
سابقه بیمه اعضای کلیدی در پروژه‌های مطالعاتی |
|
مالیاتی |
اظهارنامه ۳ سال اخیر و دفاتر قانونی |
اظهارنامه مالیاتی و گزارش اقتصادی مطالعات |
|
پروژه‌ها |
تعداد و حجم پروژه‌های اجرایی با تأیید کارفرما |
تعداد و کیفیت پروژه‌های مطالعاتی با تأیید کارفرما |
|
فرم‌ها |
فرم سوابق اجرایی، فرم ماشین‌آلات |
فرم سوابق مطالعاتی، فرم تخصص پرسنل |
|
امتیاز فنی |
بر اساس تعداد نیروی فنی و تجهیزات |
بر اساس تحصیلات و سوابق پژوهشی/مشاوره‌ای |
اولویت‌بندی مدارک
- رتبه پیمانکار: تاکید روی حجم و کیفیت اجرای پروژه‌های عملی.
- رتبه مشاور: تاکید روی توانمندی تحلیلی و تخصصی؛ گزارش‌ها و مطالعات.
نکات مهم
- سازمان‌دهی پوشه‌ها: طبق قالب هویتی، فنی، مالی و پروژه‌ای برای هر مسیر جداگانه.
- تطبیق با آیین‌نامه: هر سامانه (ساجات برای پیمانکار و ساجفا برای مشاور) راهنمای فرمت و محتوا دارد.
- احراز امتیاز: برای هر مسیر، حداقل امتیاز مشخص است؛ پیش از ارسال، امتیاز کلی پرونده را محاسبه کنید.
15. آیا می‌توان بدون همه مدارک هم رتبه گرفت؟
در شرایط ایده‌آل، همه مدارک ارائه شود، اما در برخی موارد ممکن است شرکت‌ها هنوز نتوانسته باشند تمام اسناد را آماده کنند. آیا بدون همه مدارک هم امکان اخذ رتبه وجود دارد؟
۱. مدارک اجباری و اختیاری
- مدارک اجباری: هویتی (اساسنامه، روزنامه رسمی)، تحصیلی حداقلی، اظهارنامه مالیاتی یک سال، مفاصاحساب بیمه.
- مدارک اختیاری: صورت‌های مالی حسابرسی شده، گزارش‌های تکمیلی پروژه، گواهینامه‌های ایزو.
۲. راهکارهای جایگزین
- مدارک موقت: دریافت گواهی تحصیلی موقت یا گواهی اشتغال به کار موقت برای اعضای هیئت‌مدیره.
- رزومه تفصیلی: ارائه یک خلاصه اجرایی قوی از سوابق پروژه‌ها در قالب PDF که به امتیاز فنی کمک می‌کند.
- حسن نیت: ارائه نامه توضیحی رسمی درباره زمان ارائه مدارک ناقص به همراه تعهد تکمیل آن‌ها.
۳. مخاطرات عدم ارائه مدارک
- کاهش امتیاز: نبود هر مدرک اجباری موجب کمبود امتیاز و احتمال دریافت رتبه پایین‌تر می‌شود.
- درخواست اصلاح: کارشناسان ممکن است پرونده را رد نکرده اما الزام به ارائه مدارک ناقص را به صورت اصلاحیه اعلام کنند.
- تاخیر در صدور: تکمیل مدارک در مراحل بعدی می‌تواند روند صدور گواهی را چندین هفته طولانی‌تر کند.
نکته کاربردی:
حتی در صورت فقدان مدارک اختیاری، مطمئن شوید مدارک اجباری کاملاً دقیق، منظم و فاقد نقص باشند. این امر، شانس اخذ رتبه با کمترین تاخیر را به حداکثر می‌رساند.
16. نتیجه‌گیری
تهیه و ارائه دقیق مدارک لازم برای اخذ رتبه، ستون فقرات هر پرونده‌ی رتبه‌بندی شرکت است. با رعایت چک‌لیست‌های هویتی، تحصیلی، سوابق کاری، بیمه، مالیاتی و پروژه‌ای، می‌توانید روند ارزیابی را تسریع و ریسک رد یا تأخیر را به حداقل برسانید. حتی شرکت‌های تازه‌تأسیس با تمرکز بر استخدام نیروی متخصص و سرمایه‌گذاری در مستندسازی صحیح می‌توانند امتیاز لازم را کسب کنند.